Project软件使用教程-设置project项目进度计划表

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所属分类:Visio&Project

大家在进入职场后常常会使用微软办公软件来工作,而在微软办公软件这个系列中,大家最常用到的无外乎Word、PowerPoint和Excel这三种,通过这些软件来帮助自己完成一篇篇漂亮的文档,制作出一张张清晰的表格,演绎出一份份精美的演示文稿。

Project软件使用教程-设置project项目进度计划表

而对于很多需要做项目的职场人士们来说,他们还会经常使用到另一款微软办公软件,那就是Microsoft Project。这款软件是一个国际上享有盛誉的通用的项目管理工具软件,凝集了许多成熟的项目管理现代理论和方法,不仅可以快速、准确地创建项目计划,而且还可以帮助实现项目进度、成本的控制、分析和预测,使项目工期大大缩短,资源得到有效利用,提高经济效益。

Project软件使用教程-了解项目进度计划表

我们先通过如下图所示的一个简单的项目案例来对项目做个初步认识:如果我们要完成一次小型推广活动项目的交付,那我们就需要项目管理团队、项目需求团队、详细设计团队、项目交付团队和项目运营团队,这五个团队协作完成。

接着,根据这五个团队下不同的部门及其对应的工作内容,制定不同任务的开始和结束。一般任务的开展存在以下四种依赖关系:
Project软件使用教程-设置project项目进度计划表

1)完成——开始(FS)

这是一个很常用的任务结构类型:在任务A完成之后再开始任务B。

2)开始——开始(SS)

在这个依赖关系下,并不强调任务A一定要做到什么进度后任务B才能开始,只要任务A开始进行了,任务B就也可以跟着开始。

3)完成——完成(FF)

只有当任务A完成了,任务B才可以完成。在这样的依赖关系中,完成任务A的整个时长不能大于完成任务B的工作时长,但任务B的最终完成时间点可以滞后于任务A的最终完成时间点。

4)开始——完成(SF)

任务A开始后,任务B才能画上句号。换句话说,任务B是不能在任务A开始前完成的。

在初步认识了项目及其任务开展过程中所存在的四种依赖关系后,我们也得学会如何设置项目,将每一个项目在理论层面做好规划,以此来应对突发情况。

Project软件使用教程-设置项目进度计划表

在学习如何设置项目之前,我们先要对工期、工时和资源有一定的理解,那么我们先来一起了解一下以下三个与之相关的概念:

1)固定工期

如果为某任务打开了“投入比导向”功能,更改其资源分配将改变资源在该任务中投入的时间量。而在排定项目日程时,如果希望减轻某些人员的工作负担,或者需要将某些人员兼职分配到其他任务中,也可以考虑采用此选项。

2)固定工时

“固定工时”任务类型和投入比导向日程排定方法都将保持“工时”值不变。日程排定只会影响到工期或者资源的变化,如果改动了资源(添加了新资源或者改动了资源单位),则更改工期。

3)固定资源

如果为任务打开了“投入比导向”日程排定功能,在添加或删除资源时,Project 将调整任务的工期。资源越多,工期越短。

在了解了以上三个概念后,我们将通过以下四个步骤来学习如何设置项目。

1)创建项目

如下图所示,在菜单中找到【项目】,并在其下拉菜单中点击【项目信息】,便会弹出窗口,在该窗口中设置对应的【开始时间】,【日程排定方法】和【优先级】,那么一个项目就这么创建好了。

Project软件使用教程-设置project项目进度计划表

2)创建项目日历

回到菜单中的【项目】选项,从下图中可以看到,我们需要选择【更改工作时间】,并在弹出窗口中选择【新建日历】,设置对应的工作时间和工作周(一般是按照公司规定的上班时间设置)。

Project软件使用教程-设置project项目进度计划表

3)制定项目计划

利用Project进行进度计划的编排,一般是以甘特图或者统筹图为主。导入WBS任务信息,并进行大纲编排,根据估算数据,设置每个任务的工时,再将任务设置为固定工时。除此之外,还需要对任务进行相关性链接,链接完成后可以显示出进度计划的关键路径。同时,也需要对关键资源和关键路径进行分析,对每个任务进行资源分配,分配完成后Project会自动生成工期。通过观察生成工期是否满足进度要求、人员是否被充分利用,并根据关键资源和关键路径对各任务的人力投入做出适当的调整。

4)资源分配

在这一环中,需要录入的信息主要以任务,工期,人员清单,当完成录入后就需要对工作进行分配。如下图所示,点击【资源】下拉菜单中的【分配资源】,根据资源名称,按照任务的优先级,对应设置好优先级别即可完成资源分配。当然,这里也可以在名称列中直接选择。

Project软件使用教程-设置project项目进度计划表

当我们在实行已经规划好的计划时,尚且还会遇到突发情况或例外情况,所以在制作Project时,我们也要学会在设置完项目后,再对例外情况做相对应的设置。

Project软件使用教程-项目进度计划表例外情况

这个设置动作所在的窗口与创建项目日历是同一个窗口,如下图所示,我们需要再次选择菜单中【项目】的下拉菜单【更改工作时间】,在弹出窗口中选择【例外日期】并添加诸如请假的相对应事情,并设置好对应的开始和完成时间。

Project软件使用教程-设置project项目进度计划表

在我们完成了所有关于项目制作这条流水线上的操作之后,我们还需要执行该项目。这一步不仅可以给前期的准备和制作赋予意义,同时也是对之前工作的一个检验与纠错的步骤。

Project软件使用教程-执行项目进度计划表

项目的执行其实很简单,只要建立好项目的基础线路,然后根据实际进展进行相应的分配,对偏差作出相应的分析和评价,便可以更快地完成纠偏措施的实施。

 

Project软件的使用技巧到这里也就为大家讲解完啦,大家可以比对一下,看看是否还能提高自己在Project软件方面的技巧,也可以在自己还不熟练的地方多加学习和练习。希望大家在看完本篇推文后,能更快速、准确地创建项目计划,大大缩短项目工期,提高自己的工作效率!

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